Guide du traitement de la paie internationale

Souvent fourre-tout, le terme « service de paie internationale » ou « service de paie multipays » décrit la pratique consistant à intégrer, gérer et payer les employés et freelances dans le monde entier. Selon la personne à laquelle on s’adresse, le service de paie internationale pourrait se résumer à l’envoi de paiements aux freelances ou au contraire s’avérer très complexe en confiant à une autre entreprise le rôle d’Employer of record pour les employés que vous embauchez dans ce pays.

Les fournisseurs de services de traitement de la paie internationale offrent en principe les trois services de base suivants :

Services d'emploi à l’international

À défaut de détenir une entité dans le pays où résident vos employés, vous devez faire appel aux services d'emploi à l’international d'un partenaire comme Remote. Certains fournisseurs de service de paie internationale peuvent embaucher vos collaborateurs pour votre compte, en tenant un rôle appelé communément Employer of record (EOR). Dans ce contexte, vos employés restent vos employés, mais le fournisseur de service de paie internationale fait office d'employeur pour vous permettre d’embaucher du personnel en toute légalité dans le pays. Chez Remote, nous sommes pleinement propriétaires des entités juridiques propres dans chaque pays où nous proposons nos services d'EOR. Nous sommes votre partenaire expert au niveau national, avec des services d'emploi à l'international comprenant la gestion de paie, l'administration des avantages sociaux, la protection de la propriété intellectuelle et la gestion des programmes d'achat d'actions destinés aux employés.

Services de traitement de la paie locale

Les fournisseurs de services de paie internationale peuvent aussi répondre aux besoins en matière de paie à l'échelle locale dans les pays où vous disposez de vos propres entités locales. C’est là une solution de choix pour les entreprises qui ont déjà largement investi dans un pays et envisagent de gérer un vaste effectif au niveau national. Dans ces cas, les fournisseurs de service de paie internationale assurent la paie locale et l’administration des avantages sociaux, mais n’embauchent aucun collaborateur pour votre compte. Vous êtes seul responsable de vos obligations légales et de la protection de votre propriété intellectuelle dans les pays dans lesquels vous disposez de votre propre entité juridique.

Services de paiement des freelances

Si votre entreprise doit faire appel à des talents dans un autre pays, mais ne souhaite pas en faire des salariés, votre partenaire en matière de traitement de la paie internationale peut vous accompagner pour la rémunération des freelances dans d'autres pays. En cas de missions et de contrats à court terme avec des travailleurs préférant rester indépendants, c’est une option à retenir. Cela dit, les entreprises doivent être prudentes afin d'éviter les amendes et les pénalités, sans parler de la perte accidentelle de la propriété intellectuelle en fonction des lois en vigueur dans le pays où réside le freelance. Dans la mesure où le statut d’employé varie d’un pays à l’autre, votre solution mondiale de paie constitue votre premier rempart afin d'éviter les requalifications de contrat. Par solution de facilité, les sociétés sont nombreuses à payer leur personnel international en tant que freelances. Ce faisant, elles s’exposent néanmoins à d’éventuelles poursuites judiciaires si le freelance décide d’invoquer l’existence d’une relation de travail. Il arrive que les entreprises utilisent des méthodes différentes selon les pays. Par exemple, une entreprise pourrait employer des collaborateurs par le biais d’un fournisseur de solutions d'emploi à l’international dans un pays, utiliser les services de paie locale de ce fournisseur dans un autre pays où l’entreprise possède une entité, et utiliser le même fournisseur pour payer les freelances dans le monde entier. Votre fournisseur de service de paie internationale peut vous aider à y voir plus clair.

Les fournisseurs de service de paie internationale existent sous deux formes : ils peuvent dépendre de partenaires ou disposer de leurs propres entités (comme Remote). Dans les deux cas, ces prestataires peuvent assurer la paie pour le compte d’entreprises du monde entier. Quel que soit leur type, ils fournissent les trois types de services décrits dans la section précédente. À noter toutefois que seuls certains fournisseurs disposent de leurs propres entités locales, alors que d’autres chargent des parties tierces des pays couverts d’assurer les services à leur place.

Fournisseurs de solutions d'emploi à l’international dépendant de partenaires

Lorsqu’ils dépendent d’un partenaire, les fournisseurs de solutions d'emploi à l’international externalisent leurs services en les confiant à des tiers au sein des différents pays où ils exercent. Si une collaboration avec un service dépendant de partenaires peut se justifier à court terme, cette option prête à discussion en raison de la protection limitée de la propriété intellectuelle et de la médiocrité des expériences offertes aux employés par ces fournisseurs (sans parler de coûts excessifs). Évitez cette option dans la mesure du possible.

Fournisseurs de solutions d'emploi à l’international disposant d’entités propres

Lorsqu’ils détiennent leurs propres entités, les fournisseurs de solutions d'emploi à l’international s’occupent de tous les aspects de la paie, des avantages sociaux, de la conformité et de la fiscalité pour le compte des employeurs embauchant à l’étranger. Contrairement aux services dépendant de partenaires, les fournisseurs détenant leur propre entité dans les pays où ils exercent n’ont pas à sous-traiter leurs services. Ce modèle renforce la protection des droits de propriété intellectuelle et d’invention et permet d’améliorer considérablement l’expérience proposée aux employés.